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短期滞在ビザ:提出書類作成のポイント

短期滞在ビザ:提出書類作成のポイント

短期滞在ビザ申請に係わる提出書類のうち書式については、外務省ホームページにて案内されています。書式をダウンロードされたい方はこちらから。

○招へい理由書
(1)まず留意しておきたいのは、これまでにも述べていますが、書類の真偽、有効期限、事実記載に誤記載はないか?、提出書類に矛盾はないか・整合性はあるか?等の諸点です。

(2)ついで、書式への記入方法です。
①宛先:ビザを申請する人が実際に居住している地を担当する日本大使館・総領事館名を記入します。例えば、ニューヨークに住んでいる中国の方でしたら、空欄にニューヨークと記載し、総領事を丸で囲みます。見た目では在ニューヨーク日本国総領事殿となります。

②日付:実際に記入した日で構いません。ただし、招へい理由書の有効期限は3か月ですので、記入日から3か月以内に現地の日本大使館・総領事館の指定した窓口に提出することが必要です。

③招へい人:日本にいて外国人を呼びたい、招へいしたいという方のことです。
同じ人が招へい人で、かつ身元保証人となる場合は、招へい理由書の招へい人欄は「省略」と記入してください。この欄には記入を省略することができます。押印も省略できます。
押印は実印ではなく認印でも大丈夫です。
会社の場合は代表社印、役職印又は社印を押印します。
印鑑を持っていない外国人の方の場合、署名をすれば大丈夫です。

④ビザ申請人:海外にいて日本入国のためのビザが必要で、申請しようとしている外国人の方を指します。ご本人の氏名は一文字でも間違えてはいけません。大変でしょうけれども先方から教えてもらって、必ずご本人の旅券上のアルファベット表記で記載するようにしましょう。
一つの窓口へのビザ申請に複数の申請人がいる場合は、申請人リストを作りましょう。この場合、招へい理由書には代表者となる人の必要事項のみを記入して、別途、申請人全員のリストを作ります。招へい理由書に記載した代表者を含めた全員のリストですよ。
なお、漢字氏名を持つ中国の方等の場合は、括弧書きで漢字表記もあわせて入れてあげると、審査する方は分かり易いので良いでしょう。

⑤招へい目的:今回招へいするに至った目的を記入します。
悪い例ーー観光、旅行、親族訪問、友人招待、商用、といった一言だけの記載
良い例ーー上海旅行の際にお世話になった現地の担当者の方を、お礼に日本に招待するため。
米国ロスの大学留学中に知り合った友人を夏休みに日本へ招待したいので。
今後の商取引を見据えた先方代表者との面談・弊社工場見学のための招へい。
外国人妻の出産を控えて本国の母親を短期間招へいしたい。

⑥招へい経緯:どうして日本に呼ぶことになったのかその理由、これまでのいきさつ。今回招へいするまでに起こっている過去の出来事を記載します。
悪い例ーー空欄、招へい目的欄と同じような記載。
良い例ーー3年前、中国への団体旅行の際に北京でお世話になったガイドさんを、日本側の関係者一同で京都・奈良観光案内をしようということになった。
ーータイ人女性と結婚して8年、これまで一度も両親を日本に呼んだことがないので、今回、妻の母親を1か月ほど日本に呼びたい。

⑦申請人との関係:そのまま日本側招へい人と海外にいる外国人との間の関係を記載してください。招へい人から見たビザ申請人との関係です。
例ーー友人、知人、取引先、特に親族訪問の場合は申請人との親族関係を記載します。親族関係は三親等以内であることとなっています。


○身元保証書
(1)ここでのポイントは、身元保証人がどの程度まで渡航費用・滞在経費を支弁する能力があるかどうかということにつきます。

ビザ申請人の日本往復航空賃他の渡航費用と日本に滞在する期間中の必要とみられる経費は、日本から遠ければそれだけ航空賃も高くなりますし、日本の滞在予定期間が10日よりも90日の方が経費は自ずと掛かります。

また、滞在経費の積算根拠とするのは日本において生活する場合の経費について検討されます。アフリカのジャングルでお金に縁のない生活をされているビザ申請人が滞在経費はゼロ円でいいと言われても、その論理は通用しません。「ここは日本です」の一言で終わってしまいます。

では、経費の目安はどうなのか。何らかの基準があるのでしょうか。
経費の基準について、まず思い当たるのは日本国憲法第25条の生存権です。
「すべて国民は、健康で文化的な最低限度の生活を営む権利を有する。」
憲法は、日本国内において国民として健康で文化的かつ最低限度の生活を営む権利を持っていると謳っている訳ですけれども、日本国民のみならず日本で人として生活する以上はこれが一つの目安となります。仮に外国人一人一人の個々の生活水準が違っていても、人間であることには違いないのですから。

次いで、身元保証書は、経費面に関して滞在費と帰国旅費の二点について保証します、となっています。この二点を重点的に見ている訳で、それ以外の経費については参考程度にしているでしょう。例えば、外国人が日本に来て高額な買い物をする経費は審査に影響を与えるようなポイントとは言えません。その買い物が違法であったり、公序良俗に反する場合は論外ですが。

最後に、具体的な金額について考えてみましょう。
身元保証人の用意すべき書類を見てみますと、
<<直近の総所得が記載された「課税証明書」(市区町村発行のもので所得証明書ともいわれます。)、又は「納税証明書(様式その2)」(税務署発行)若しくは「確定申告書控の写し(税務署受理印のあるもの)」のうち、いずれか一点。>>
となっています。
金額については、直近の総所得を見ていることがわかります。
具体的に外国人の知人を日本に呼びたいという事案に直面しているケースでは、身元保証人が私の場合はどうなのかという照会になってくると思いますが、個別の事案では、滞在日数や北から南まで日本全国を観光するのか、それとも一か所にずーっと滞在しているのか、等々によっても所要経費は異なってくるのは至極当然です。
さてこの総所得ですが、一体幾等くらいを指すのでしょうか。私の経験則から申し上げますと、日本人の平均的な年収額が一般的な目安となっている可能性が高いです。
日本人の平均的な年収額については、今や情報社会ですからネット検索すれば一応の情報を見つけ出すことができると思います。例えば、30代の一流企業会社員、妻、子一人の三人家族の場合はいくらとか。
なお、銀行の融資が下りない、ローンを組めないといった銀行が相手にしてくれないケースや年収が最低限の生活を維持するのも困難という状況では、日本人の平均的な年収額であるということにはならないのではないでしょうか。

(2)次に大切な点は、身元保証人の責任範囲です。
このことについて、外務省はHPのビザ・日本滞在、よくある質問欄で次のように表示しています。

”ビザ申請における「身元保証人」とは,ビザ申請人である外国人の日本における滞在が適法に行われることを在外公館長(日本国大使・総領事等)に対し保証する方です。身元保証人の責任については,民法上の「保証人」のように法的責任を伴うわけではなく,道義的責任に留まりますが,保証事項(滞在費,帰国旅費,法令の遵守)が履行されないと認められる場合には,それ以降のビザ申請において身元保証人となった場合に信頼性を失うことになるのは当然です。ただし,身元保証人であれ招へい人であれ,ビザ申請人との関係や渡航目的を偽った書類を作成し,結果的にテロリストの入国や人身取引等の犯罪に荷担することとなった場合には,別途刑事責任を問われる場合もありますのでご注意ください。”

つまり、民法上の法的な責任は伴わない。しかし道義的な責任は持っていますということになります。
また、保証事項が履行されない、即ち何かあった場合には、身元保証人の信頼性を損ねることとなるので、次回以降のビザ申請で身元保証人となっても審査に影響してくることになります。

(3)書式への記入方法について
宛先、日付、ビザ申請人欄、身元保証人欄等の記載の仕方は、招へい理由書と同じような要領で記載するようにしてください。
身元保証書は身元保証人となる方が記載するものです。
滞在費、帰国旅費、法令の遵守、の三点については、そのすべてについて保証することとなります。一点でも削除したり、また文言を修正したりしてはいけません。


○滞在予定表
(1)ここでのポイント
①外務省HPで案内している滞在予定表の記載例には、以下の注意書きがあります。
「(※)入国希望日、出国予定日を明記し、滞在期間中の行動予定等を可能な限り具体的に記入してください。」
まずは、この点をしっかり念頭に置いておきましょう。
すなわち、日本入国の日と日本出国の日を明記すること。
次いで、滞在期間中の行動予定については、「可能な限り具体的に」となっていますので、なるべく具体的に記入するように努めた方が良いでしょう。
この滞在予定表はあくまでも予定表ですので、決めて書いたらその通りにしなければいけないということではありません。未だ決まっていないという状態でも結構です。こうしたい、こうしようという希望や予定を書いていただくことでも書いていないよりは良いのです。勿論、滞在予定がきっちり決められているのであればそれに越したことはありません。

②さて、行動予定欄の書き方ですけれども、結構簡単に書いているケースが多く散見されているようです。例えば、短期商用の場合ですと、商談・ビジネス、という表記だけしか書いていない。親族・知人訪問では、親族と会う、知人と会う、観光する、旅行する、という表記だけになっている。
という具合です。
滞在予定表の記載例をよく見るとお分かりになると思いますが、具体的に予定している行事についてまで明記しています。
短期商用等でしたら業務連絡、会議出席、商談・打ち合わせ、契約調印、アフターサービス、宣伝、市場調査、国際会議や学会への参加、文化交流、自治体交流、スポーツ交流等を目的とする申請ですから、日本側の主催する会議出席で、その内容が研修を伴うものでも講義を受けるだけの座学的なものは該当しますので、不明な点は確認をした上で、しっかりした滞在予定表を作成することをお勧めします。
また、親族・知人訪問でしたら、日本滞在中にしてみたいこと、できたらこれをしようかなと思っていることを書いてもいいでしょう。例えば、東京周辺の方でしたら新宿にて一日ショッピング、銀座で買い物・食事、TDLにて遊ぶ、はとバスツアーにて観光、この日は休養日等々です。


○申請人名簿
2名以上の申請人が同一の日本大使館・総領事館のビザ窓口に同時に申請を行う場合、日本側の招へい人・身元保証人が作成するものです。

氏名は申請人ご本人のパスポート上のアルファベット表記で記入します。
氏名が漢字で表記できる中国の方の場合には、漢字表記を入れてあげると審査する側も確認・照合も容易なので、より良い申請人名簿の作成となるでしょう。

招へい人/身元保証人と申請人との関係については、親族・知人訪問目的の申請の場合のみ記入するようになっています。特に、親族の場合には配偶者及び三親等内の血族並びに姻族の方に限られます。四親等以上の方は知人として取り扱われます。短期商用等の場合には、記入する必要はありません。
なお、招へい人と身元保証人が同じ人の場合は、「招へい人と申請人との関係」欄に記入すれば、「身元保証人と申請人との関係」欄は「同上」と記入しても差し支えがありません。


○会社・団体概要説明書
この書類は日本側の招へい機関について説明したもので、招へい元が公的機関ではなく、法人格を有しない組織・団体のケース(例えば、町内会や趣味のサークル、親睦グループetc.)で提出を求められることが多いです。

なお、商用目的で訪日する場合で、招へい元が日本において法人格を有する会社様でしたら、会社の登記簿謄本か一部上場会社の場合、会社四季報の当該ページのコピーの提出を求められます。

また、招へい機関が日本の地方自治体等公的な機関でしたら登記簿謄本はありませんので、それに相当するもの、例えば当該自治体のHPの組織図に当該担当部局の記載されている部分のコピーの提出が求められたりします。

会社の登記簿謄本はなく定款もない場合で、公的な機関に属するかどうかも判然としないのであれば、会社・団体概要説明書を準備し、更に、追加資料として当該組織のHPのコピーを用意することも一案ですが、できれば事前にビザ申請の窓口に照会して確認をしておくことをお勧めします。



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外国人のビザを専門とする目黒区自由が丘の萩原行政書士事務所です。
日本大使館のビザ発給責任者でした。
◎ビザ、在留、帰化、外国人雇用
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